Preguntas Frecuentes
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NO. El modelo operativo de SIFEN entiende que la interacción de la DNIT con los facturadores electrónicos es de manera directa y sin necesidad de intermediación obligatoria de un actor diferente. Quiere decir esto que, a discreción y decisión de los contribuyentes, estos podrán acudir o NO a los servicios de proveedores tecnológicos
La SET dispone las listas de todos los contribuyentes habilitados como Facturadores Electrónicos. Los cuales pueden ser consultados en la sección "Facturadores Electrónicos" en el inicio de esta página de e-Kuatia.
El facturador electrónico deberá conservar en su sistema de facturación, por el plazo de prescripción del tributo establecido en la Ley Tributaria, todos aquellos DE y DTE que haya emitido, recibido, transmitido, debiendo garantizar la integridad, confidencialidad, accesibilidad o consulta posterior de los mismos, sin perjuicio que el contribuyente pueda conservar dichos documentos por un plazo mayor al establecido. Del mismo modo, deberá conservar los archivos electrónicos de los eventos de los DTE emitidos o recibidos y de los eventos de inutilización de número de DE.
El contribuyente que no sea facturador electrónico deberá conservar en forma física o digital, por el mismo plazo, los KuDEs de los DE recibidos.
Conformidad con el DTE: El receptor informa a la Administración Tributaria que conoce dicho documento y confirma que están correctos todas las informaciones del DTE, que no existen errores o inconsistencias en forma parcial o total y que ha recibido la mercadería o servicio
Disconformidad con el DTE: El receptor informa a la Administración Tributaria que conoce dicho documento, pero que en el comprobante existen errores o inconsistencias en forma parcial o total y tiene objeciones sobre la mercadería recibida y/o servicio prestado.
Desconocimiento con el DE o DTE: El receptor informa a la Administración Tributaria que desconoce el documento que fuera emitido a su nombre y la operación detallada en el mismo. El receptor informa a la Administración Tributaria que desconoce el documento que fuera emitido a su nombre y la operación detallada en el mismo.
Notificación de recepción de un DE o DTE: El receptor informa a la Administración Tributaria que ha recibido dicho documento, sin embargo, aún no tiene condiciones para manifestarse de forma conclusiva (con Conformidad, Disconformidad o Desconocimiento). Es un evento opcional y no se registra este evento si ya existe otro evento registrado de manifestación del destinatario.
Para efecto de gestionar este evento, en el futuro, el receptor podrá utilizar los servicios del SIFEN o en el Portal e-Kuatia para descargar el detalle todos los DTE emitidos a su nombre o razón social según reglas que se van establecer por la SET.
Son aquellos eventos generados por una persona física o jurídica, a cuyo nombre fue emitido un documento electrónico. El registro del evento de receptor se puede dar sobre un DE o DTE.
Los eventos del receptor no invalidarán el DE o DTE, sino que quedarán marcados en el SIFEN y el emisor electrónico podrá conocer dicha situación
El facturador electrónico podrá solicitar la cancelación de la FE hasta las 48 horas posteriores a la fecha y hora de aprobación del DTE por parte del SIFEN, y para la cancelación de los demás documentos hasta las 168 horas (7 días) posteriores a la fecha y hora de aprobación del DTE. Como resultado de esto, el DTE quedará registrado con el estado “cancelado” en el SIFEN. El DTE cancelado por el emisor no tendrá validez legal ni tributaria para respaldar débito fiscal y/o crédito fiscal, así como los ingresos, costos y/o gastos.
Para la cancelación de una Factura Electrónica aprobada, que cuente con una Nota de Crédito Electrónica o Nota de Débito Electrónica asociada, se deberá cancelar previamente dicho DTE asociado.
Una vez que el DTE haya sido cancelado, esa situación es definitiva, por lo que ya no podrá ser modificada. En este caso, deberá prevalecer inalterable e íntegro el DTE cancelado, el cual no podrá ser utilizado nuevamente, debiendo conservarse por el plazo de prescripción establecido en la Ley Tributaria.
En caso de que existiera salto en la numeración correlativa del DE o error por fallo en el sistema informático o en el llenado de estos; el facturador electrónico, dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente de ocurrido el error, deberá comunicar la inutilización de la numeración del Documento Electrónico (DE), conforme a las condiciones establecidas en el Manual Técnico del SIFEN.
A fin de inutilizar la numeración de un DE, es necesario que no se haya configurado el hecho imponible consignado en el documento, que el DE no se haya entregado al receptor ni haya sido transmitido al SIFEN, excepto los casos de rechazo de Documento Electrónico (DE) contemplados en la normativa vigente.
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Inutilización de número de DE: Es un evento solicitado por el emisor electrónico. Pueden darse tres situaciones:
Saltos en la numeración: Por algún error en el sistema de facturación del emisor, se produce un salto en la numeración. Dicha situación debe ser comunicada, reportando el tipo de DE y saltos en el rango de numeración, de manera a no alterar la correlatividad numérica
Detección de errores técnicos (de llenado) en la emisión del DE
Por rechazo del SIFEN: Cuando un DE ha sido rechazado por el SIFEN y su ajuste implique la modificación del CDC, indefectiblemente esa numeración no utilizada debe ser inutilizada
Son aquellos eventos originados por el emisor, cuando surge alguna situación que modifica la secuencia numérica o el contenido del Documento Electrónico (DE).
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Los eventos deben ser estructurados en un archivo XML por eventos
Cada evento deberá estar firmado digitalmente
Los eventos del emisor y receptor deberán ser transmitidos por los Web Services disponibles para dicha gestión
Los eventos deberán ser enviados en lotes de hasta 15 eventos de cualquier tipo (emisor y/o receptor).
La Inutilización de un número de Documento Electrónico (DE) debe ser solicitada por rango secuencial o correlativo.